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Règles de calcul des effectifs d'une entreprise

Le calcul de l’effectif d'une entreprise permet à l’employeur de connaître précisément ses obligations. Les règles de décompte varient en fonction des obligations (contributions sociales, obligation d’emploi, mise en place du CSE, etc.). Certains salariés sont exclus du calcul ou font l’objet d’une prise en compte particulière. Nous vous présentons les règles.

    Le nombre de salariés d'une entreprise a un impact sur les cotisations sociales, les déclarations à effectuer et certaines obligations de l’employeur envers ses salariés.

    L'effectif est calculé selon des règles propres à chaque obligation ou dispositif concerné.

    Les règles de décompte peuvent en effet relever :

    À noter

    L'Urssaf calcule les effectifs de l'entreprise d'après les données fournies par l'employeur sur sa . Ces données sont consultables sur le compte Urssaf (espace en ligne) de chaque entreprise.

    • Soit du droit du travail, pour déterminer certaines autres obligations de l’employeur : mise en place et modalités de fonctionnement du  CSE , mise en place d’un règlement intérieur, etc.

    Un simulateur permet aux entreprises d’identifier leurs obligations sociales :

  • Simulateur d'obligations sociales

    • Cet outil en ligne liste :

    • Les obligations à remplir selon l’effectif de l’entreprise

    • Les obligations nouvelles auxquelles l’entreprise pourrait être soumise en cas d’embauche de nouveaux salariés.

    Pour calculer l'effectif d'une entreprise, il faut prendre en compte les catégories de salariés suivantes :

    Catégories de salariés comptabilisés et modalités de décompte

    Catégories

    Modalités de décompte

    Salariés en  CDI  à temps plein (présents ou absents pour maladie ou congé)

    Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :

    • Salariés dont le contrat couvre l'ensemble du mois

    • Salariés en forfait jours d’une durée égale à 218 jours (ou à la durée équivalente à un temps plein fixée par accord collectif)

    • Salariés dont le contrat de travail est suspendu (pour congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple)

    Salariés à temps partiel (présents ou absents pour maladie ou congé)

    • Chaque salarié (en  CDI  ou en  CDD ) est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

    Salariés en  CDD 

    • Les salariés en  CDD  sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise

      À noter : pour l’effectif « droit du travail », les salariés en CDD sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents

    • Les salariés en  CDD  à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

    • Les salariés en  CDD  qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif

    Salariés en CDI intermittent

    • Les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent sont pris en compte dans l'effectif

      À noter : pour l’effectif « droit du travail », les salariés en CDI intermittent sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents

    • Seules les phases d'activité sont prises en compte

    • Les salariés sont comptabilisés au prorata de leur activité réalisée au cours du mois

    Salariés titulaires d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)

    Concernant l’effectif « code du travail » :

    • Les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents

    • Les salariés temporaires qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif

    Ces salariés sont exclus du décompte des effectifs « sécurité sociale » dans l’entreprise d’accueil (ils sont comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise de travail temporaire)

    À noter : les salariés venant d'une  ETT  sont également comptés dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire en ce qui concerne les règles relatives à la

    Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure

    Concernant l’effectif « code du travail » :

    • Les salariés mis à disposition sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à condition qu’ils soient présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis depuis au moins 1 an

    • Les salariés mis à disposition sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents

    • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif

    Ces salariés sont exclus du décompte des effectifs « sécurité sociale » dans l’entreprise d’accueil (ils sont comptabilisés dans l’effectif de leur entreprise d’origine).

    À noter : les salariés issus d'un sont comptés dans l'effectif du groupement d'origine en ce qui concerne les règles relatives à la (comme les salariés permanents de ces groupements).

    Travailleurs à domicile

    Les travailleurs à domicile employés à temps plein sont comptés pour une unité chacun
    À savoir

    Les salariés  VRP multicarte  sont pris en compte dans les effectifs de l'entreprise.

    Pour les effectifs « sécurité sociale », leur décompte est réalisé au prorata de leur rémunération rapportée à la valeur mensuelle du Smic.

    Exemple

    Un VRP multicartes est employé par une entreprise sur l’ensemble du troisième trimestre 2026 (juillet-août-septembre).

    Fin septembre 2026, il perçoit 4 560 € pour l’ensemble de la période (rémunération versée trimestriellement).

    Sur chacun des mois du trimestre, il est comptabilisé pour 4 560 € / (3x 1 867,02 € ) soit pour 0,81.

    ( 1 867,02 € correspond à la valeur mensuelle du Smic applicable sur cette période)

    Pour en savoir plus sur le calcul des effectifs, consultez :

    Référence : Code du travail : articles L1111-1 à L1111-3

     https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006160702 

    Référence : Code du travail : articles L5134-65 à L5134-73

     https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006189788 

    Référence : Code de la sécurité sociale : article L130-1

     https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000038610272/ 

    Référence : Code de la sécurité sociale : articles R130-1 à R130-2

     https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006073189/LEGISCTA000006156502 

    Référence : Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) : comptabilisation des effectifs

     https://boss.gouv.fr/portail/accueil/regles-dassujettissement/effectif.html 

    Les effectifs au sens « sécurité sociale » reposent sur plusieurs notions :  ETP , effectif global, effectif moyen mensuel, effectif moyen annuel.

    Équivalent temps plein et durée légale de travail

    Équivalent temps plein (ETP)

    Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées sur une année par un salarié par rapport à une période de travail à temps plein.

    L'ETP sert à calculer l'effectif moyen mensuel.

    Sauf cas particuliers, tous les salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise sont pris en compte, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

    Exemple

    1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP pour l'année

    2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2) pour l'année

    1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP pour l'année

    Durée mensuelle légale de travail

    L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.

    La durée mensuelle légale de travail (égale à 151,67 heures) est une moyenne rapportée à l'année. Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.

    Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, soit 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.

    Effectif global

    L'effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l'entreprise et la périodicité de ces cotisations.

    L'effectif salarié annuel est déterminé au 1er janvier. Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au cours des mois civils de l'année passée. Le calcul s'effectue sur les effectifs de tous les établissements de l'entreprise confondus.

    Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

    Effectif moyen mensuel et effectif moyen annuel 

    L'effectif moyen annuel (EMA) et l'effectif moyen mensuel (EMM) servent à déterminer le type de cotisations que l'entreprise doit ou non payer et les obligations sociales auxquelles elle est soumise.

    Ils sont calculés en nombre d'ETP (équivalent temps plein).

    Il s'agit d'une moyenne rapportée à l'année et au mois.

    Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

    Ces effectifs sont calculés par l'Urssaf d'après les données remplies par l'employeur dans la .

    À noter

    Les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur leur compte Urssaf en ligne.

  • Créer votre espace (compte) Urssaf en ligne

    • Exemples

    Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

    Effectif moyen mensuel : exemple

    Prenons les effectifs suivants en ETP pour une entreprise pour 1 mois donné :

    Exemple d'effectif moyen mensuel (en ETP)

    Nombre de salariés à retenir dans le calcul

    = nombre d'ETP

    10  CDI  à temps complet

    10 ETP

    2  CDI  à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86

    0,86 ETP

    1  CDD  à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois

    1 ETP

    1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois

    6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP

    0,32 ETP

    1 apprenti

    0 ETP

    Effectif du mois

    12,18 ETP

    Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.

    Effectif moyen annuel : exemple

    Exemple d'effectif moyen annuel (en ETP)

    Janvier

    Février

    Mars

    Avril

    Mai

    Juin

    Juillet

    Août

    Sept.

    Oct.

    Nov.

    Déc.

    Total

    14,86

    11

    9

    10

    8

    8

    7

    7

    10

    11

    13

    10

    118,86

    Dans cet exemple, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86  ETP  divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.

    Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.

    Attention

    Il faut compter uniquement le nombre de mois où l'entreprise a embauché et accueilli réellement des salariés.

    Si, sur une année donnée, un employeur emploie 3 salariés au cours des mois de janvier à mars, puis aucun salarié au cours des mois d’avril et de mai, puis 4 salariés de juin à décembre (tous à temps plein) : l’effectif à prendre en compte pour l’année est égal à (3+3+3+4+4+4+4+4+4+4) / 10, soit 3,70.

    Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la date de création de l'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

    Entreprise dont l’activité est saisonnière : exemple

    Prenons une entreprise qui a eu une activité saisonnière sur 6 mois dans l'année passée, du 1er mai au 31 octobre.

    Elle comprenait 11 ETP en mai et en octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, en août et en septembre.

    L'effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.

    Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).

    Nombre d'ETP par mois pour une entreprise d'activité saisonnière

    Janvier

    Février

    Mars

    Avril

    Mai

    Juin

    Juillet

    Août

    Sept.

    Oct.

    Nov.

    Déc.

    Total

    0

    0

    0

    0

    11

    15

    23

    23

    23

    11

    0

    0

    106

Cotisations et contributions sociales de l'employeur

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